czwartek, 11 kwietnia 2013

Jak zorganizować świetne spotkanie blogerek?


Ciągle jeszcze trochę żyję moim marcowym sukcesem jakim była organizacja spotkania blogerek. Kto nie widział relacji - zapraszam
Wszystko dlatego, że wciąż dostaję tyle miłych wiadomości i słów na ten temat. Naprawdę nie mogę się doczekać kolejnego spotkania! Sama sobie podnoszę poprzeczkę, więc dajcie mi trochę czasu na wymyślenie czegoś wyjątkowego ;)
Dostaję też wiele pytań o organizację spotkania. W zasadzie nie jest to jakaś opatentowana sprawa, więc postanowiłam się podzielić publicznie moimi spostrzeżeniami.
Pochwalę się, że trochę udało mi się zainspirować olsztyńskie blogerki do organizacji spotkania. Kto z Olsztyna i chętny zapraszam tu! Jestem pewna, że będzie super!

Zaznaczam na wstępie: nie jestem i nie uważam się za żadnego eksperta ani w dziedzinie blogowania ani organizacji. Dzielę się jedynie swoimi przemyśleniami i własnym doświadczeniem.

Najważniejsze jest to, aby sobie uświadomić czego się podejmujemy. Ja mam zasadę, której staram się trzymać - wszystko co robię, robić rzetelnie. A więc jeśli podejmuję się zorganizowania spotkania, wszystko musi być zapięte na ostatni guzik. 

Początkowo miała być kawa i ploty. Tak to sobie w głowie wymyśliłam. Chciałam, żeby było swobodnie, luźno, bez jakiś kwasów i tak dalej. Jeśli masz ochotę poznać blogerki z okolicy wymyśl sobie jak powinno wyglądać Twoje spotkanie. Czego oczekujesz od tego wydarzenia? Co ma wnieść w Twoje blogowe (i nie tylko) życie? 
Jesteś organizatorem, musisz więc umieć odpowiedzieć na pytanie "dlaczego się zebraliśmy". Wiadomo, że zebraliśmy się po to, żeby się poznać, wstać sprzed komputera i podzielić doświadczeniem, ale warto sobie to jasno uświadomić.

Wybierz miejsce, które znasz, gdzie jest sympatyczna atmosfera, smaczna kawa i ciacho, niedrogo i przyjemnie. Odpowiednio wcześnie (ja napisałam dwa i pół tygodnia przed spotkaniem) napisz/zadzwoń/porozmawiaj z menadżerem/właścicielem, opowiedz o założeniach spotkania, zaproponuj, że blogerki opiszą miejsce spotkania, robiąc swego rodzaju reklamę. Podaj wstępną datę i godzinę oraz liczbę osób "na oko" - później na bieżąco informuj jak wygląda sytuacja.
Wybierz datę, oczywiście taką, która najlepiej pasuje Tobie. Jasne, że nagle może coś wypaść i wtedy będzie klapa, ale z założenia weź taki dzień (najlepiej weekend, jeszcze najlepiej sobota), który najbardziej odpowiada Tobie. Wiadomo, że narzucona data nie będzie pasować wszystkim - jeśli nie będzie pasować nikomu, to ją zmień, ale nie próbuj się dostosować do wszystkich - to się nie uda. Będzie okazja do kolejnego spotkania.
Wybierz godzinę - w sobotę polecam 13:00 - już nie śniadanie, a jeszcze nie obiad. Zaplanuj mniej więcej długość spotkania (ta informacja przyda się menadżerowi lokalu). Ja założyłam, że nasze spotkanie będzie trwało 2,5 godziny - nie za długo by się sobą znudzić, nie za krótko by zrealizować punkty programu. Jak się potem okazało zabrakło trochę czasu na ploty - ale Kochane - mamy pretekst by spotkać się znowu!
Myślę, że warto mieć w głowie jakiś zapasowy lokal - na wszelki wypadek - a to nagle okaże się, że chętnych jest milion lub coś w tym stylu.
Nie wyobrażam sobie relacji ze spotkania blogerek bez porządnych zdjęć. Dobre zdjęcia to w ogóle połowa sukcesu bloga - muszę nad tym jeszcze bardziej popracować u siebie. 
Na pewno znasz jakiegoś mniej lub bardziej "branego" fotografa, a jeśli nie to się zorientuj w okolicy, popytaj znajomych, ogłoś w ogłoszeniu o spotkaniu - "fotograf wanted" lub sama złap za aparat i uwiecznij spotkanie. Dla mniej lub bardziej "branego" fotografa to również świetna reklama - umówcie się, że uczestniczki spotkania w swoich relacjach wykorzystają jego zdjęcia i zamieszczą namiary.
Opublikuj informację o spotkaniu na blogu/facebooku/grupie blogerek. Podaj szczegóły: datę, miejsce (najlepiej podaj z dopiskiem "najprawdopodobniej" i potwierdź w odpowiedniej chwili), i teraz są dwie opcje co do liczby miejsc:
- (ja tak zrobiłam) - określ, że deklarować można się do konkretnej daty (np. 10 dni przed spotkaniem),
albo
- (ja tak nie zrobiłam) - napisz, że liczba miejsc ograniczona i kto pierwszy ten lepszy.

Pierwszy wariant jest bardziej "otwarty", ale w tym przypadku radzę mieć dwa lokale w głowie - jeśli okaże się że zgłosi się bardzo dużo osób to wybierzesz ten większy.
W drugiej opcji wybierasz wymarzony, przytulny, mały lokal i zamykasz listę gości i basta.

Liczba uczestniczek przyda się tak czy inaczej - zadbaj więc by ją skompletować do ustalonej daty.
Kiedy już będziesz wiedziała kto się pojawi możesz przygotować plakietki lub wizytówki z imieniem i adresem/nazwą bloga. Pomogą Wam siebie nawzajem zapamiętać i będą miłą pamiątką.
Powinno się zabrać do tego odpowiednio wcześnie. Ja początkowo chciałam wersję "kawa i ploty", dlatego później od firm słyszałam, że trochę późno się zgłaszam. Najlepiej od razu zdecyduj - kawa i ploty czy kawa, ploty i prezenty i zabieraj się do roboty. Jeśli uważasz, że nie masz szans na zdobycie sponsorów, bo Twój blog jest za mało znany i nie masz miliona obserwatorów - nic bardziej mylnego - mój blog nie jest żadnym super znanym miejscem w sieci, a udało się zebrać całkiem chętnych. Jeśli boisz się podejmować to wyzwanie sama - zwróć się z pomocą do innej blogerki - mi szukanie sponsorów zaproponowała Monika i bardzo mi pomogła.
Wybierz marki, śmiało napisz maila, koniecznie przedstawiając się z imienia, nazwiska, podaj adres bloga i przedstaw sytuację. Powiedz, że wzamian blogerki mogą zaoferować fotorelację/posty itd. 
Tu przyda Ci się również lista uczestniczek - niektóre firmy proszą o listę blogów, a na pewno przyda Wam się liczba osób by przekazać firmie ile sztuk upominków potrzebujecie. Warto poprosić o dwie sztuki więcej - w razie gdyby ktoś nie był zdecydowany na 100% itd. Jeśli zostaną Wam jakieś komplety - zaproponujcie firmie urządzenie rozdania na Waszym blogu - najlepiej na zasadach polubienia profili - to atrakcyjna opcja dla sponsorów.
W dniu spotkania odpowiednio wcześniej pojaw się w miejscu spotkania i ładnie wyeksponuj upominki - uczestniczkom zaświecą się oczy, a prezenty załapią się na zdjęcia ze spotkania.
Na spotkaniu - przy prezentacji sponsorów - oraz po spotkaniu koniecznie przekaż uczestniczkom warunki współpracy z markami - ważne by wywiązać się ze "zobowiązań".

Jeśli nie masz ochoty na sponsorów - odpuść sobie - jestem pewna, że znajdą się chętni nawet bez upominków - u mnie dziewczyny nie wiedziały, że czekają na nie prezenty - i co? I przyszły :)
Pomyśl nad planem spotkania. Jako "głowa spotkania" będziesz odpowiedzialna za zagospodarowanie czasu, również w przypadku gdy okaże się, że jest sztywno i nudno. Proponuję na początek zamówić kawę, ciacho i kilka słów o sobie, swoim blogu, swoich pasjach - niech każda z Was się przedstawi.
W moim programie spotkania była prezentacja każdego bloga na ekranie telewizora, jaki znajduje się w La Cremie - ostatecznie z tego zrezygnowałam i oglądałyśmy swoje blogi na tablecie - tak było wygodniej. Przed spotkaniem (w ogłoszeniach) poprosiłam też dziewczyny aby przygotowały po dwa adresy blogów, które należą do ich ulubionych. Na pewno wszyscy lubią poznawać nowe miejsca w sieci, a więc byłby to świetny pomysł na wspólne inspirowanie się i zajęcie czasu - w rezultacie jednak nie dzieliłyśmy się blogami - było tak swobodnie i rozmowa o życiu się kleiła, że nie wtrącałam się ;)
Zaplanujcie wspólne zdjęcia - grupowe/pojedyncze/poważne/z "jajem". Puśćcie wodzę fantazji - w końcu jesteście superkreatywne!
Jeśli planujecie upominki - pamiętajcie o tym, żeby wręczyć je w stosownym momencie - tak, żeby na wszystkie starczyło czasu.

W dniu spotkania ubierz się ładnie, weź głęboki oddech i ruszaj na miejsce spotkania. Pojaw się odpowiednio wcześniej, podziękuj menadżerowi lokalu za możliwość i pomoc w organizacji. Pomóż w ustawianiu stołów itd. Wyeksponuj upominki. Oczekuj gości - wszystkich witaj z uśmiechem, zachęć do zakupu kawy i ciasta. Kiedy się zbierzecie wszystkie przedstaw się, krótko wszystkich powitaj i zachęć do opowiedzenia o sobie. Dalej postępuj spontanicznie - wszystko powinno się udać.

Po spotkaniu przekaż blogerkom niezbędne informacje o sponsorach i zachęć do napisania relacji. Pamiętaj by napisać swoją dziękując komu trzeba :) Nigdy nie ma pewności czy wszystkie uczestniczki  napiszą - nie ma co zmuszać pod groźbą wyrzucenia z blogosfery;) - zadbaj więc by wszyscy którzy uświetnili Wasze spotkanie byli docenieni.

To chyba wszystko co przychodzi mi do głowy i co mam na swojej liście. Jeśli o czymś zapomniałam lub macie do mnie pytania - piszcie śmiało! Z przyjemnością odpowiem na każde pytanie :)
Nie bójcie się i jeśli tylko macie ochotę poznać koleżanki po mniejszym lub większym fachu - organizujcie spotkania! Jakkolwiek zabawnie by nie brzmiało "spotkanie blogerek" - kryje się za tym poznanie nowych, ciekawych, kreatywnych ludzi z pasją. 

47 komentarzy:

  1. Byłam blisko, ale może innym razem! Lody Grycan... Uwielbiam je, nawet wtedy, kiedy jest zimno. :)

    OdpowiedzUsuń
  2. Rewelacyjny pomysł!!! jakoś przegapiłam! PIęknie to zorganizowałaś i zachęciłaś mnie do myślenia, czy w moich okolicach udałoby się coś podobnego zorganizować...:)))
    Dzięki za wskazówki i zachętę, może to wcale nie jest takie niemożliwe!:)))
    Sciskam, grtauluję szczęściarom i życzę miłego dnia :*

    OdpowiedzUsuń
  3. Ciekawa i wyczerpująca relacja :) Rzeczywiście, dobrze jest, by był dostęp do internetu w lokalu - na ostatnim naszym spotkaniu dostęp był, ale nie wzięłyśmy sprzętów i trzeba było ustnie dzielić się linkami :)
    Za dwa tygodnie dorzucę swoje 3 grosze :)

    OdpowiedzUsuń
  4. Odpowiedzi
    1. Oj, tylko nie przejadaj się tymi lodami, wiesz jak wyglądają Grycanki :-P

      Usuń
    2. oj nienie, nigdy w życiu tak nie będę wyglądać ;)

      Usuń
  5. Świetne porado odnośnie organizacji spotkania. Może w końcu uda się też takie spotkanie wśród olsztyńskich blogerów. Byłoby to pierwsze tego typu spotkanie.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Hej hej Kameralna, to przeciez napisalam na poczatku ze Olsztyn sie organizuje ;] Zglaszaj sie ! http://olsztynskieblogerki.blogspot.com/

      Usuń
    2. Wiem, wiem o tym spotkaniu, ale szykuje się też inne, na razie jeszcze nie ma szczegółów :) Może i w Olsztynie coś ruszy z kopyta. Zgłoszenie oczywiście poszło :)

      Usuń
  6. Maysiu, od dzisiaj jesteś moim guru logistycznym :).
    Mam we krwi żyłkę organizatora, ale jakoś nie potrafię się przełamać w kwestii spotkania.

    Lodów mam pół zamrażalnika i wcale mnie nie kręcą. Wolę wino ;)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Jeśli mogłabym Ci jakoś pomóc - wal śmiało :) Spotkanie dodało mi mega skrzydeł i najchętniej bym jeździła po Polsce i wszędzie takie organizowała :)

      Zimne wino - też świetna sprawa!

      Usuń
    2. Dziękuję, ale to nie jest kwestia organizacji, tylko obawy przed rozczarowaniem. W każdym razie będę pamiętała
      Buziaki

      Usuń
    3. Marysiu, trzymam za słowo i czekam aż przyjedziesz do Wrocławia. ;)

      Usuń
  7. Taką formę "zimnego" uwielbiam !!!

    OdpowiedzUsuń
  8. Ojej...nie wierzę:) Świetnie to opisałaś! I widać, że zorganizowałaś. No jesteś super i tyle:)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Ajajajajajjj Ciebie zabrakło i więcej to się nie może powtórzyć ;)

      Usuń
  9. Marysiu zorganizowałaś i świetnie przedstawiłaś jak to ma wyglądać od kuchni, mam nadzieje ze bedzie wiecej takich spotkan w tak milym gronie :) buziaki!

    OdpowiedzUsuń
  10. hmmmm, to mój ulubiony smak Grycana. mniam!

    OdpowiedzUsuń
  11. Pyszne lody, ja najbardziej lubię te o smaku tiramisu :)
    Ja znowu się powtórzę, jesteś najlepszą organizatorką świata! ;) I świetnie to opisałaś, czytając wyobrażałam sobie jak krok po kroku realizowałaś plan.

    OdpowiedzUsuń
  12. Świetna robota Marysiu
    Myślę, że teraz z taką dawką informacji będzie łatwiej przygotować każde spotkanie :)
    Ja organizować spotkań nie będę, ale mam nadzieję, że kiedys uda mi się dołączyć do jednegoz nich.
    Miłego dnia !!

    OdpowiedzUsuń
  13. Super, że napisałaś taki post! Uważam, że blogerki powinny trzymać się razem i raz na jakiś czas koniecznie spotykać! :) Samą mnie ciągnie do organizowania takich spotkań, kusi mnie zeby w Łodzi jakies zorganizować :)

    OdpowiedzUsuń
  14. no dobrze napisałaś punkty organizacji, na pewno ułatwi to sprawę osobom, które po raz pierwszy będą chciały coś takiego zorganizować, albo nawet pierwszy raz się gdzieś wybierają :) ja jeszcze nigdy nie byłam, ale mam zamiar to zmienić :)

    OdpowiedzUsuń
  15. Świetny post- klarowny i wyczerpujący :)

    A lody jak najbardziej :)

    OdpowiedzUsuń
  16. Wszystko świetnie opisane :) No i spotkanie udane w 100%. Dzięki, za wspomnienie o mnie we wpisie - jakby ktoś miał jakieś pytania odnośnie pozyskiwania sponsorów to również służę pomocą :)

    OdpowiedzUsuń
  17. Fajnie, że dzielisz się swym doświadczeniem. Podziwiam Twoje zdolności!
    Te lody mogłabym reklamować;) Truskawkowe i orzech włoski górą...

    OdpowiedzUsuń
  18. Za mną od kilku dni "chodzą" bakaliowe.
    Po Twoim zdjęciu dam się chyba dziś dopaść ;)

    OdpowiedzUsuń
  19. Caffe Latte jeszcze nie próbowałam, ale skoro Ty lubisz, to muszą być dobre :-)

    OdpowiedzUsuń
  20. Uwielbiam lody tej firmy a najbardziej sorbet magno i cytrynowy. Mniam!

    OdpowiedzUsuń
  21. Gratuluję wygranym! Lody jak najbardziej, życzę smacznego :) Anna Łoza.

    OdpowiedzUsuń
  22. Mam nadzieję, że uda nam się to spotkanie majowe, tak jak Wam!! Trzymaj kciuki :D

    OdpowiedzUsuń
  23. Gratuluję udanego spotkania blogerek Marysiu!-dobra organizacja to podstawa:)
    Co zaś się tyczy WFu-uwielbiam lody tej firmy w wydaniu sorbet, mniam:)))

    OdpowiedzUsuń
  24. Bardzo fajny post, dziękuję za porady, kto wie, może kiedyś się przyznają hihi :)
    a co do zdjęcia: mam teraz ochotę na lody a jeść ich nie mogę bo chora jestem :(

    OdpowiedzUsuń
  25. Uwielbiam te lody, a najbardziej bakaliowe.

    OdpowiedzUsuń
  26. musiało być super :) a lody bombowe!

    OdpowiedzUsuń
  27. To juz sie robi nudne. Ty wygrywasz u fashionable.com.pl, a ona u Ciebie. Kolko wzajemnej adoracji!

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Drogi Anonimie po pierwsze przedstaw się jeśli masz zastrzeżenia- byłeś uczestnikiem konkursu?
      Po drugie w zasadach u fashionable jasno powiedziane było że wygra jedną nagrodę osoba promująca konkurs- przyłożyłam się i wygrałam.
      U mnie, mimo początkowego założenia "wyłonienia" zwycięzcy, ostatecznie wybrałam metodę losowania i szczerze zdziwiłam się (ale i ucieszyłam) że wylosowany został blog fashionable.

      Poza tym mój konkurs moje zasady.
      Pozdrawiam i życzę odwagi do nieanonimowej krytki;)

      Usuń
  28. Jesteś świetna co do planowania czegokolwiek ;) z chęcią chciałam się wybrać na kolejne spotkanie teraz w maju jednak zaraz mam maturę i nie wróciłabym 1000 km robi swoje - poświęce się w czerwcu bardzo tego chcę ;)

    OdpowiedzUsuń
  29. No i pięknie :) Właśnie tego potrzebowałam! :) Zostawiam sobie lekturę tego postu na dzisiejsze spokojne popołudnie po pracy. Uwielbiam Cię !:)

    OdpowiedzUsuń
  30. świetny post , przeczytałam od deski do deski, chociaż większości sama się dowiedziałam , ale nie ukrywam że kilka spraw mi rozjaśniłaś. Dziękuję :)

    OdpowiedzUsuń
  31. Przeczytałam całość, kto wie może i ja zorganizuję kiedyś takie spotkanie...

    OdpowiedzUsuń
  32. swietny post :) dziekuje za wszytkie wskazowki :)

    OdpowiedzUsuń
  33. Czesc Kochana, pozwolilam sobie dodac Twojego bloga na liste Polskich Blogow I Vlogow kobiecych na Swiecie. Prosze wpadnij na nasza stone :)
    Sciskam serdecznie KateWo
    http://polskieblogikobiecenaswiecie.blogspot.co.uk/

    OdpowiedzUsuń
  34. Bardzo ciekawy i przydatny post. Na pewno bardzo mi pomoże przy organizacji spotkania :)

    OdpowiedzUsuń